Chaque jour en entreprise, des milliers de collaborateurs copient-collent des documents dans ChatGPT, Claude ou Copilot. Résumer un rapport, corriger une formule Excel ou synthétiser des notes de réunion : l’usage est devenu banal.
Pourtant, ce réflexe du quotidien pose un problème majeur de sécurité. Sans toujours mesurer l’impact de leur geste, des salariés y exposent des informations stratégiques, des fichiers clients ou des données personnelles.
Quelles sont les informations réellement à risque, quels sont les dangers pour l’entreprise et comment utiliser l’IA en toute sécurité ? Le point sur les bonnes pratiques.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle, sensible ou confidentielle ?
Pour savoir ce que l’on peut transmettre sans risque à une intelligence artificielle, il faut d’abord distinguer trois catégories d’informations et identifier les documents très concrets qui les contiennent au quotidien.
La donnée personnelle et client
Une donnée personnelle est toute information permettant d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.
En entreprise, il s’agit très concrètement des noms, prénoms, adresses, e-mails, numéros de téléphone, mais aussi des numéros de dossier ou identifiants clients. On retrouve massivement ces éléments dans des documents très ordinaires : les fichiers clients, les historiques d’échanges avec le support, les devis ou les contrats commerciaux.
La donnée sensible, RH et médicale
Une donnée sensible est une catégorie d’information touchant à l’intimité, à la santé ou aux droits fondamentaux, strictement encadrée par le RGPD et la CNIL.
Dans la vie de l’entreprise, ces données regroupent les dossiers salariés, les CV, les niveaux de rémunération, les comptes rendus d’entretiens annuels et les évaluations. S’ajoutent à cela toute la sphère médicale (le numéro de sécurité sociale, les arrêts de travail, les diagnostics, les ordonnances, les comptes rendus médicaux et toute information relative au traitement d’un patient).
L’information confidentielle et les données de sécurité
Une information confidentielle désigne tout document dont la divulgation peut nuire au patrimoine ou à la compétitivité d’une entreprise. Cela concerne les contrats, les prix négociés, les stratégies commerciales, les fichiers de prospection, les procédures internes, les secrets de fabrication et le code source. À cela s’ajoutent les données de sécurité indispensables à la protection du système d’information : les mots de passe, les clés d’accès, les identifiants techniques, les codes d’authentification et l’architecture informatique.
Pourquoi leur transmission à une IA peut-elle poser problème ?
Partager des informations confidentielles avec une IA générative hébergée dans le Cloud génère des risques majeurs pour l’entreprise, en particulier lors de l’usage d’outils non autorisés par la direction informatique. Ce phénomène, désormais appelé « Shadow IA« , survient lorsque des collaborateurs utilisent des solutions grand public de leur propre initiative pour gagner du temps, en contournant sans le vouloir les règles de sécurité internes.
- Le premier problème réside dans la perte de confidentialité et la fuite de données. Les informations transmises transitent par des serveurs distants et peuvent, selon les conditions d’utilisation de l’outil, être réutilisées pour réentraîner les modèles futurs. Une facture contenant des données comptables, un tableau financier ou une grille tarifaire négociée pourrait ainsi réapparaître sous forme de réponse fournie à un tiers ou à un concurrent.
- Le deuxième risque est d’ordre juridique, éthique et réglementaire. Transmettre des coordonnées bancaires, un IBAN ou des éléments de santé expose l’entreprise à des sanctions financières lourdes pour non-respect du RGPD. De plus, divulguer un contrat protégé par un accord de confidentialité (NDA) constitue une violation du secret professionnel qui engage directement la responsabilité civile et juridique de l’entreprise.
- Enfin, exposer sans contrôle ses stratégies commerciales, ses procédures internes ou ses secrets de fabrication porte une atteinte directe et irréversible à sa compétitivité.
Comment utiliser une IA sans exposer ses données ?
Pour profiter de la puissance de l‘IA sans compromettre vos informations, il suffit d’appliquer une méthode simple en cinq étapes avant chaque envoi.
Tout d’abord, appliquez le principe de minimisation en ne transmettant que le strict nécessaire : inutile d’importer un fichier de trente pages si votre besoin ne concerne qu’un paragraphe. Pensez ensuite à nettoyer votre document en supprimant les pages inutiles, les en-têtes, les bas de page et les signatures électroniques.
L’étape suivante repose sur la pseudonymisation, qui consiste à remplacer les données réelles par des alias neutres, en transformant par exemple « La Société Dupont » en « L’Entreprise A ». Veillez également à anonymiser ou masquer toutes les informations personnelles et confidentielles restantes, comme les adresses e-mail, les numéros de téléphone ou les IBAN. Enfin, effectuez toujours un contrôle manuel et une ultime relecture de vérification avant de valider l’importation de votre document dans l’interface de l’IA.
Comment OPAKE prépare-t-il les documents avant leur envoi à une IA ?
Anonymiser ou masquer manuellement chaque donnée confidentielle dans un rapport complexe demande un temps considérable et laisse souvent passer des erreurs humaines. C’est exactement pour répondre à ce besoin que nous avons développé le logiciel OPAKE.
OPAKE est un outil d’anonymisation et de caviardage automatique conçu pour sécuriser vos fichiers avant leur intégration dans ChatGPT, Claude ou Copilot. Grâce à sa détection intelligente, il repère et masque instantanément les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, IBAN et visages dans vos fichiers PDF, Word, Excel, CSV ou images scannées grâce à sa technologie OCR intégrée.
La grande force d’OPAKE réside dans son architecture : le traitement tourne à 100 % en local sur votre ordinateur, sans aucun besoin de connexion Internet. Aucune donnée et aucun fichier ne sont envoyés sur des serveurs externes ou dans le Cloud. Vous conservez le contrôle total sur ce qui doit être masqué et vous obtenez en quelques secondes un document parfaitement sécurisé, prêt à être exploité par votre IA en toute sérénité.
Vous souhaitez sécuriser l’usage de l’IA dans vos équipes ?
Avant de partager vos fichiers sur ChatGPT ou Claude, découvrez comment détecter et masquer vos données sensibles localement avec le logiciel OPAKE.
Oui, par défaut sur les versions gratuites et ChatGPT Plus, OpenAI utilise le contenu des échanges pour entraîner ses modèles. Même en désactivant cette option dans les paramètres, les données transitent et restent conservées temporairement sur des serveurs distants.
Non, transmettre un contrat protégé par un accord de confidentialité (NDA) à une IA grand public est généralement assimilé à une divulgation non autorisée à un tiers. Cela engage directement la responsabilité juridique de l’entreprise.
L’anonymisation d’un document scanné nécessite l’utilisation d’un logiciel doté d’une technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères). Des outils locaux comme OPAKE lisent le texte directement dans l’image pour détecter, flouter et masquer automatiquement les informations sensibles.
