Dans le secteur du BTP, le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) est un passage obligé. Pourtant, une fois remis au maître d’ouvrage, il est souvent oublié, rangé dans un dossier, voire dans un carton. Un comble, quand on sait qu’il contient l’intégralité des documents récapitulatifs d’un chantier : plans, notices techniques, PV de réception, fiches d’entretien, documents de conformité… Des informations précieuses pour l’entretien, la maintenance, les évolutions futures. Alors pourquoi ne sont-elles pas plus souvent utilisées ?
Le paradoxe du DOE : complet mais inexploité
Dans les faits, beaucoup d’entreprises du BTP et de bureaux d’études considèrent le DOE comme une formalité administrative. Il est bien constitué, remis dans les délais, mais rarement structuré pour être utilisé au quotidien. Démultiplication des formats, fichiers non nommés correctement, versions contradictoires… Une fois le chantier terminé, ces informations deviennent difficiles à retrouver, même pour les équipes internes.
Quand un technicien doit intervenir des mois plus tard, il perd un temps précieux à rechercher le bon plan ou la bonne référence produit. Le gain de temps technicien BTP est alors considérable lorsqu’un accès facilité à l’information est mis en place. C’est ici que l’IA peut jouer un rôle majeur.
IA et DOE : transformer vos documents en base de connaissance exploitable
Les outils d’IA appliqués au domaine documentaire permettent de transformer un simple dossier d’archivage en base de connaissance interrogeable. À partir de l’intégration des fichiers du DOE, l’IA peut extraire automatiquement les données clés, les relier entre elles et les rendre accessibles via une interface de recherche contextuelle. Cette approche participe à la constitution d’une véritable base documentaire intelligente.
Concrètement, cela signifie qu’un technicien peut poser une question comme « Quel modèle de robinet a été installé au rez-de-chaussée ? » ou « Où se trouve le plan de la gaine technique de l’immeuble B ? » et obtenir une réponse immédiate, sans devoir ouvrir chaque fichier PDF un à un.
Comment ARKYCE valorise vos DOE et capitalise les données chantier ?
Plutôt que de numériser les DOE passés pour les transformer en GED rigide, certaines solutions IA en SaaS, comme ARKYCE celle d’EFIMOVE, permettent d’indexer directement les fichiers existants. L’objectif n’est pas de revoir toute l’organisation documentaire, mais de créer un accès pertinent aux données, pour les équipes terrain, maintenance ou gestionnaires de patrimoine.
C’est une façon de faire parler les DOE, de leur donner un rôle actif dans le cycle de vie des bâtiments, au lieu de les laisser prendre la poussière dans un dossier ZIP ou une armoire physique. Cette valorisation des DOE permet une capitalisation des données chantier, souvent inexploitées, pourtant riches en informations techniques.
Et pour les projets en cours, cette approche peut être anticipée dès la phase chantier. Intégrer une logique de structuration documentaire pendant les travaux permet d’éviter les pertes d’informations. Chaque plan, chaque document, chaque notice devient interrogeable, traçable, et exploitable dans la durée, sans alourdir les procédures. L’enjeu n’est pas de produire plus de documents, mais de les rendre utiles.
Le DOE n’est pas une fin en soi. Avec les bons outils, il devient un levier de productivité, de sécurité et de continuité. Et là où beaucoup voient une contrainte administrative, l’IA peut ouvrir la voie à une exploitation intelligente de l’information existante. L’association de l’IA et des DOE permet ainsi une nouvelle lecture des données métiers, pensée pour servir les opérations sur le terrain comme les décisions stratégiques.
